Diagnoza powinna przebiegać w oparciu o dokumenty udostępnione przez przedsiębiorstwo, informacje pochodzące z publicznie dostępnych źródeł, np. Internet, itd. Niestety najczęściej materiały źródłowe są dość skąpe, zwłaszcza w przypadku mniejszych przedsiębiorstw a cała wiedza o planowanym projekcie mieści się w głowie właściciela firmy. Może zatem zaistnieć taka sytuacja, że pewnych obszarów nie będzie można w pełni zdiagnozować, ponieważ przedsiębiorca nie prowadzi dokumentacji swojej działalności. Stąd tak ważne jest wcześniejsze zgromadzenie odpowiednich materiałów, gdyż od ich jakości zależeć będzie właściwy dobór optymalnego programu (ów) oraz ocena szans na uzyskanie wsparcia. Wstępna analiza sprowadza się głównie do zweryfikowania, czy wnioskodawca i jego projekt kwalifikują się do udzielenia dotacji w ramach danego konkursu. Jeżeli ocena wstępna jest pozytywna, poddawany zostaje ocenie merytorycznej, która przybiera zdecydowanie bardziej złożony charakter niż ocena wstępna, a dokonuje się jej na podstawie pogłębionej analizy projektu. Ocena merytoryczna określa, w jakim stopniu kryteria merytoryczne danego programu/działania zostały spełnione, przy czym dotyczy to zarówno wymagań obligatoryjnych (ocena 0-1), jak i punktowych. Nie ma projektów, które idealnie w 100% wpisywałyby się w wytyczne konkursowe, co oznacza konieczność właściwego zdefiniowania koncepcji i dostosowania jej do wymogów jakie musi spełnić wniosek, aby zwiększyć jego szanse na dofinansowanie.
