Oprócz analizy zgodności założeń projektowych z wytycznymi funduszy unijnych oraz oceną szans na uzyskanie wsparcia, a także przy wstępnym założeniu, iż planowany projekt ma uzasadnienie biznesowe, każdy przyszły wnioskodawca powinien dokonać również własnej oceny wykonalności projektu, przede wszystkim biorąc pod uwagę dwie perspektywy – finansową oraz czasową.

Plan finansowy

Typowe pytanie zadawane przez przedsiębiorców brzmi - na co można dostać dotacje i ile? Możliwości jest wiele i nie sposób wymienić ich wszystkich, bowiem ten sam projekt lub jego zmodyfikowana wersja może spełniać kryteria dostępowe różnych programów. Zasadnicze pytanie, jakie powinien zadać sobie każdy projektodawca brzmi – ile własnych trzeba będzie zaangażować i czy jestem w stanie zapewnić płynność finansową w trakcie realizacji projektu? Powszechnie uważa się, że pulę środków własnych potrzebnych do realizacji projektu określają progi dofinansowania a co za tym idzie różnica pomiędzy kosztami kwalifikowanymi oraz dotacją. Jest to błędne podejście, gdyż poziom dofinansowania określa minimalny wkład własny, natomiast rzeczywista wartość zaangażowanych środków własnych (w tym kredyt) wynikać będzie ostatecznie z następujących czynników:

Poziom dofinansowania projektów - zależny jest od lokalizacji projektu oraz/lub wnioskodawcy (mapa pomocy regionalnej), wielkości przedsiębiorstwa (opis w cz. I), a także może być zróżnicowany w zależności od rodzajów kosztów – np. usługi doradcze-50%, zróżnicowanie wsparcia na fazę prac badawczych oraz rozwojowych, premia za udostępnienie wyników badań, z kolei pomoc deminimis umożliwia wyższe dofinansowanie niż wynikałoby to z mapy pomocy regionalnej.

Zaliczki wypłacane na poczet dotacji – zaliczka może częściowo zniwelować zapotrzebowanie na kapitał, zwłaszcza w początkowej fazie realizacji projektu ale należy wziąć pod uwagę, iż w pewnym momencie zostanie skonsumowana.

Koszty kwalifikowane – w poszczególnych konkursach występują ograniczenia dotyczące dotowanych wydatków np. ze względu na kategorie kosztów, czy też limity. Część wydatków może być niekwalifikowana ze względu na ograniczenia dotyczące poszczególnych kategorii wydatków (np. wynagrodzenia, zakup usług doradczych w firmach zewnętrznych, itp.). Budżet projektu mogą określać ramy wyznaczające minimalny i maksymalny pułap dofinansowania jednego projektu w danym konkursie, co oznacza że wartości ponadnormatywne, a także wydatki nieprzewidziane nie będą podlegać dofinansowaniu.

Kwalifikowalność wydatków w czasie - w przypadku projektów badawczych kosztem kwalifikowanym może być tylko amortyzacja zakupionych środków trwałych w okresie projektu a nie pełen koszt inwestycji co znacznie obniża efektywny poziom dofinansowania.

Podatek VAT, który najczęściej nie jest kosztem kwalifikowanym a jego rozliczenie z US może nastąpić z opóźnieniem; Kumulacja wydatków w danym okresie – wydatki najczęściej są rozłożone nierównomiernie w okresie realizacji projektu co oznacza, iż chwilowe zapotrzebowanie na kapitał może być wyższe niż wynikałoby to z analizy.

Harmonogram realizacji projektu

Wnioskodawcy planujący realizację projektu z dofinansowaniem powinni bardzo rzetelnie i realistycznie zaplanować harmonogram działań bowiem realizacja projektu zgodnie z wnioskiem jest podstawą do wypłaty transzy przyznanej dotacji a wszelkie zmiany mogą implikować konieczność zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie a w skrajnych przypadkach rozwiązanie tejże umowy. Należy również wziąć pod uwagę terminarz, który determinuje efektywne rozpoczęcie projektu; Ogłoszenie konkursu –> Nabór wniosków o dofinansowanie –> Ocena wniosków –> Ogłoszenie wyników konkursu –> Podpisanie umowy o dofinansowanie. Jak wspomnieliśmy powyżej rozpoczęcie projektu nie jest możliwe przed dniem złożenia wniosku. Najczęściej jednak wnioskodawcy czekają z jego rozpoczęciem do momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Oznacza to, że jeśli np. zgodnie z harmonogramem nabór do naszego konkursu rozpocznie się za 3 m-ce a ocena wraz z podpisaniem umowy potrwa ok. 6 m-cy, to projekt najwcześniej rozpoczniemy dopiero za ok. 9 m-cy. W praktyce terminy te mogą ulec wydłużeniu, co oznacza to, że wnioskodawca powinien uwzględnić to w swoich planach, w tym również ryzyko nie przyznania dotacji.